Poste : Assistant-e exécuti-f-ve bilingue (anglais/français)
Superviseur : Directrice exécutive
Lieu : Toronto
Type de poste : Temps plein, permanent
Conditions : Travailler en moyenne 35 heures par semaine, avec possibilité de faire des heures supplémentaires. Des voyages peu fréquents au Canada peuvent être nécessaires
Fourchette salariale : 47 567 $ – 52 792$
Date de clôture des candidatures: 28 août 2020 à 17h
Ce poste a été pourvu.
Le poste
L’assistant-e exécuti-f-ve bilingue est en charge de fournir un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au directeur exécutif et au conseil d’administration, ainsi que de superviser le fonctionnement administratif du bureau de Toronto et les communications internes de Carrefour.
Le titulaire du poste assumera toutes les responsabilités conformément à la mission, aux priorités stratégiques, aux politiques, aux normes et aux systèmes de Carrefour. Il travaillera en collaboration en tant que membre de diverses équipes pluridisciplinaires composées de membres du personnel et de bénévoles dans toute l’organisation.
Les principales responsabilités suivantes ne sont données qu’à titre indicatif et peuvent changer au fil du temps :
1) Fournir un soutien administratif de niveau exécutif au directeur exécutif et à certains membres de l’équipe de direction :
- Rédiger la correspondance, rédiger les rapports d’appel, répondre aux demandes de renseignements généraux, rédiger les présentations, corriger les épreuves et mettre en forme les documents selon les besoins ;
- Fournir des notes de synthèse pour les réunions, organiser des conférences téléphoniques, assurer le suivi ;
- Préparation et suivi des réunions de l’équipe de direction et du personnel ;
- Gestion de projets spéciaux et recherche pour soutenir le travail du DE et des membres de l’équipe de direction ;
- Coordination des calendriers, des réunions et organisation des déplacements du directeur exécutif et des autres membres de l’équipe de direction ;
- Maintien d’un système de classement efficace, suivi et récupération des documents ;
- Rédiger des messages de communication pour le personnel et le conseil d’administration ;
- traiter les demandes de remboursement de frais, les factures et les reçus ;
- Coordonner les voyages, les réservations de salles et les autres aspects logistiques de toutes les réunions du personnel ;
- Répondre aux demandes de renseignements en l’absence du directeur exécutif.
2) Fournir un soutien administratif au conseil d’administration :
- élaborer un calendrier annuel pour les réunions du conseil d’administration et des comités et pour d’autres questions
- Assurer la liaison administrative avec le conseil d’administration et la coordination générale des réunions du conseil ;
- Rédaction des procès-verbaux du conseil d’administration ;
- Préparer la correspondance et assurer la production de la documentation, la traduction et la livraison en temps voulu des dossiers de réunion du conseil d’administration ;
- Fournir un soutien administratif et un suivi permanents au conseil d’administration ;
- Assurer la liaison administrative et rédiger les procès-verbaux des autres comités du conseil d’administration, notamment les comités exécutifs, de nomination et autres comités du conseil d’administration qui peuvent être créés de temps à autre (par exemple, le groupe de travail sur la planification stratégique et les Amis de la Carrefour) ;
- Traduction occasionnelle de mémos, d’ordres du jour et d’autres documents ;
- Tenue des dossiers du conseil d’administration et des comités du conseil ;
- Mise à jour et maintien du livre des procès-verbaux du conseil d’administration et du comité exécutif et du livre des politiques du conseil d’administration ;
- Effectuer des missions de suivi selon les besoins.
3) Administration du bureau général (Toronto et Montréal)
- Garantir une qualité constante de l’accueil des bureaux – Toronto
- Veiller à ce que des systèmes de gestion et d’administration appropriés soient mis en place pour le bureau de Toronto, en collaboration avec le directeur des finances et de l’administration ;
- Collaborer avec le bureau de Montréal pour fournir un soutien à la gestion et à l’administration des bureaux à distance
- Assurer la formation et le dépannage du personnel nouveau et existant sur Sharepoint, les photocopieuses/imprimantes et autres systèmes
- Développer et maintenir un système de classement pour les dossiers électroniques et papier, et superviser les archives nationales
4) Autres tâches assignées
QUALIFICATIONS
- Diplôme post-secondaire ou diplôme/titre d’administration au minimum
- Au moins quatre (4) ans d’expérience administrative pertinente de haut niveau, de préférence dans un environnement à but non lucratif
- Bilinguisme (français et anglais) requis (aisance verbale et écrite)
- Maîtrise de Office 365, y compris Sharepoint Online
- Expérience dans la gestion de bureau
QUALITÉS ESSENTIELLES
- Engagement en faveur de la croissance et du développement
- Engagement en faveur de l’inclusion, de l’équité/égalité, de la diversité et de l’autonomisation
- Innovation, créativité, collaboration
- Une attention méticuleuse aux détails
- Solides compétences organisationnelles, administratives, communicationnelles et interpersonnelles
- De solides compétences en matière de correction et d’édition
- Capacité démontrée à faire preuve de bon jugement
- Capacité et aisance démontrées dans le traitement et la conservation d’informations sensibles et confidentielles
- Proactif et capable de lancer des projets et d’anticiper et de répondre aux besoins des cadres supérieurs
- Capacité démontrée à gérer efficacement des tâches multiples et à utiliser un jugement indépendant
- Une connaissance des systèmes, procédures et équipements de bureau
- Doit être capable de travailler de manière indépendante et de collaborer efficacement au sein d’une équipe répartie sur plusieurs sites géographiques
- Autodémarrage organisé, capacité à gérer des délais concurrents de manière efficace pour respecter des délais serrés
- Adaptation et tolérance à l’incertitude
- Orienté vers le client et le service
L’organisation
Carrefour International est une organisation de coopération internationale d’importance qui lutte contre les inégalités depuis 60 ans. Carrefour travaille avec des organismes partenaires locaux dans certains des pays les plus pauvres du monde à créer des emplois décents et à renforcer l’autonomie des femmes de sorte qu’elles puissent développer leur leadership et s’affranchir de la violence. Chaque année, nous recrutons des volontaires chevronnés qui mettent leur expérience au service du renforcement des capacités des organisations locales. Ensemble, nous conjuguons connaissances, expertise et ressources financières dans le but de créer un monde plus juste et équitable.
Carrefour International est un organisme de bienfaisance enregistré qui bénéficie du soutien financier d’Affaires mondiales Canada (AMC), d’autres bailleurs de fonds publics et non gouvernementaux, et de nombreux particuliers partout dans le monde. Carrefour International souscrit aux principes d’équité et d’accessibilité en matière d’emploi. Nous encourageons les membres de divers groupes à poser leur candidature.
NOTRE VISION
UN SEUL MONDE sans pauvreté, égalitaire et respectueux des droits des femmes et des filles
APPLICATION
Si vous souhaitez rejoindre une organisation de développement international dynamique et en pleine croissance, veuillez envoyer votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation dans un seul document (Word ou PDF) d’ici le 28 août 2020 à 17h, par courriel à rh_hr@cintl.org en indiquant « Assistant-e exécuti-f-ve bilingue » pour objet de votre courriel. Le poste restera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu. Les personnes qui postulent doivent être autorisées à travailler au Canada. Nous remercions à l’avance toutes les personnes qui soumettront leur candidature, cependant nous ne communiquerons qu’avec celles convoquées en entrevue. Les entrevues seront menées sur une base régulière et pourront avoir lieu avant la date limite.
Carrefour International s’est engagé à respecter les principes et les valeurs d’accès et d’équité. Nous cherchons à attirer, sélectionner et embaucher une équipe diversifiée dotée d’un haut niveau de compétences professionnelles, de passion et de conviction pour notre vision et notre mission. Tou-te-s les candidat-e-s doivent être actuellement admissibles à travailler au Canada.
Nous remercions à l’avance toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Nous ne communiquerons qu’avec celles convoquées en entrevue. Les entretiens auront lieu sur une base continue et peuvent avoir lieu avant la date de clôture. Les candidat-e-s sont invité-e-s à postuler dès que possible.
