Politique sur la protection des renseignements personnels
Introduction
Carrefour International s’engage à protéger les renseignements personnels que lui communiquent différentes parties intéressées dans le cadre de ses activités quotidiennes. Les parties intéressées comprennent, sans s’y limiter, les donateurs, les bailleurs de fonds, les employés, les membres du conseil d’administration, les stagiaires, les partenaires et les adhérents associés à Carrefour.
Par renseignement personnel, s’entend toute information pouvant servir à distinguer, à identifier ou à joindre une personne en particulier, notamment :
Des faits concernant un individu : nom, sexe, adresse, race, origine ethnique, papiers d’identité, opinions ou croyances.
Cette définition ne s’applique pas aux renseignements à caractère commercial ni à ceux qui sont considérés du domaine public tels les noms, adresses et numéros de téléphone publiés dans les annuaires téléphoniques.
La présente politique précise l’engagement de Carrefour à l’égard de la protection des renseignements personnels et l’approche qu’il entend respecter. Elle se fonde sur dix principes universellement reconnus qui servent de règles de base à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels. Ces principes sont inscrits dans la loi fédérale concernant les renseignements personnels; ils sont assortis ici des règles énoncées dans le Code d’éthique relatif à la collecte de fonds et à la responsabilité financière, auquel adhère Carrefour, qui définit les droits des donateurs en la matière.
1er principe : La responsabilité
Carrefour est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession. Pour satisfaire à ses obligations et à la présente politique, Carrefour désignera des gestionnaires à qui il confiera la responsabilité de la gestion quotidienne des renseignements personnels et prendra les mesures suivantes :
- Établir des procédures pour la protection des renseignements personnels;
- Établir des procédures pour la réception et le traitement des plaintes et des demandes d’information;
- Offrir aux membres de son personnel une formation sur les politiques et pratiques à respecter;
- Élaborer des documents d’information expliquant les politiques et procédures de Carrefour en matière de protection des renseignements personnels, dans le but de les distribuer à tous ses partenaires (membres du personnel, donateurs, bénévoles, etc.)
2e principe : La détermination des fins de la collecte des renseignements
Avant de procéder à la collecte de renseignements personnels, Carrefour déterminera les fins auxquelles ils seront recueillis.
Carrefour doit recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels sur ses différents partenaires dans le cadre de ses activités courantes. Ces renseignements personnels sont destinés aux fins suivantes, sans toutefois s’y limiter :
- Établir et maintenir des relations avec les bénévoles, les employés, les membres du conseil d’administration, les partenaires et d’autres intéressés;
- Conduire et développer les activités de Carrefour, notamment en ce qui a trait aux ressources humaines;
- Accuser réception des dons, émettre des reçus aux fins de l’impôt et informer les donateurs des programmes de Carrefour, des activités spéciales et des campagnes de financement;
- Établir l’admissibilité des candidats aux programmes, aux activités bénévoles et autres activités de Carrefour;
- Assurer et améliorer la sécurité à Carrefour;
- Réunir des données à des fins statistiques, dans le but d’analyser les programmes et activités de Carrefour, de les évaluer et de les améliorer;
- Respecter les obligations légales, réglementaires et contractuelles de l’organisme;
- Représenter les programmes et solliciter des dons et l’appui du public.
Les employés et les bénévoles de Carrefour ne recueilleront pas de renseignements personnels pour des fins autres que celles qui sont spécifiées ci-dessus, à moins que la loi ne l’exige. Lorsqu’il s’avère souhaitable de recueillir des renseignements personnels, les employés ou les bénévoles concernés doivent communiquer avec le superviseur en charge avant de procéder à la collecte.
3e principe : Le consentement
Toute personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels la concernant et y consentir, sauf dans les cas où la loi dispense Carrefour de cette obligation. Le consentement peut être obtenu de manière implicite ou explicite. De plus, le consentement implicite ou explicite peut être obtenu sous forme verbale ou écrite, au moyen d’une option d’inclusion ou d’exclusion.
Le consentement implicite survient lorsque les actes de la personne indiquent qu’elle s’attend à ce que Carrefour traite ou utilise ses renseignements personnels à des fins particulières. Un participant qui s’inscrit à un programme, un donateur qui envoie un formulaire de don, un employé qui accepte un poste, un bénévole ou un étudiant qui accepte un stage avec Carrefour, par exemple, sont des cas où l’on peut considérer que l’intéressé a donné son consentement implicite. Carrefour peut présumer raisonnablement que l’intéressé s’attendrait à ce que ses renseignements personnels soient utilisés de la façon proposée (envoyer un reçu aux fins de l’impôt aux donateurs, par exemple).
Carrefour doit demander un consentement explicite dans les cas où les renseignements personnels pourraient servir à des fins auxquelles l’intéressé ne s’attend pas.
Toute personne peut retirer à tout moment son consentement relativement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels par Carrefour, sous réserve des obligations légales ou contractuelles de l’organisme. Les personnes désireuses de retirer leur consentement à cet égard peuvent le faire en écrivant à l’agent de protection de la vie privée, Carrefour International, 49 rue Bathurst, bureau 201, Toronto (Ontario), M5V 2P2.
Exception au principe du consentement
Le consentement n’est pas requis dans les cas où la collecte des renseignements personnels est faite dans l’intérêt de la personne en vue d’assurer sa sécurité personnelle. Cela comprend les situations d’urgence qui mettent en danger sa vie, sa santé ou sa sécurité.
4e principe : La limitation de la collecte
Carrefour limitera la collecte de renseignements personnels aux fins précisées sous l’énoncé du 2e principe et s’engage à le faire de façon équitable, honnête et licite.
5e principe : La limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Carrefour n’utilisera pas les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que l’intéressé y consente ou que la loi ne l’exige.
Carrefour conservera les renseignements personnels uniquement pendant la période jugée nécessaire pour réaliser les fins déterminées, à moins que la loi ne l’exige autrement.
6e principe : L’exactitudey
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
7e principe : Les mesures de protection
Carrefour protégera les renseignements personnels en sa possession par des mesures correspondant à leur degré de sensibilité.
Le respect de la confidentialité des renseignements personnels fait partie conditions d’emploi que doivent respecter tous les employés et bénévoles de Carrefour.
Les employés de Carrefour mettront en œuvre des mesures adéquates pour protéger les renseignements personnels en leur possession (sans égard à la forme sous laquelle ils sont conservés) contre la perte ou le vol et la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisées.
Ces mesures de protection peuvent comprendre des mesures matérielles (verrouillage des portes et classeurs); administratives (formation des employés, limitation de l’accès et habilitation de sécurité); et techniques (mots de passe, logiciels antivirus).
Carrefour protégera les renseignements personnels communiqués à des tierces parties par des ententes contractuelles stipulant les conditions à respecter à cet égard et par des mesures de protection adéquates.
8e principe : La transparence
Carrefour mettra à la disposition des particuliers des renseignements accessibles sur ses procédures et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
Le public peut accéder à l’information concernant l’engagement de Carrefour à l’égard de la protection des renseignements personnels en consultant le site www.cintl.org ou en contactant l’agent de protection de la vie privée. Les employés et les bénévoles de Carrefour communiqueront sur demande les coordonnées de la personne à qui on peut adresser une question ou une plainte.
9e principe : L’accès individuel
Carrefour renseignera toute personne qui en fait la demande sur l’existence, l’usage et de la communication de renseignements personnels la concernant et lui permettra de consulter ces renseignements. Toute personne a le droit de contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et d’y faire apporter les corrections nécessaires.
Les employés et les bénévoles de Carrefour transmettront à leur supérieur ou directeur les demandes concernant les renseignements personnels d’un particulier.
Les employés de Carrefour transmettront immédiatement à leur superviseur ou directeur toute demande d’accès aux renseignements personnels déposée par un particulier. Le personnel cadre répondra aux demandes écrites en fournissant l’accès individuel aux renseignements personnels, sauf dans certaines circonstances précises. Les exceptions au principe de l’accès sont précisées ci-après.
Dans un but de protection des renseignements personnels, Carrefour pourra exiger d’un particulier qu’il fournisse une preuve d’identité suffisante avant d’accepter de le renseigner sur l’existence, l’usage et la communication de renseignements personnels le concernant et de l’autoriser à consulter son dossier.
Un des directeurs de Carrefour se chargera de répondre à toute demande d’accès formulée par écrit dans un délai raisonnable, gratuitement ou à prix modique. Les renseignements personnels fournis par Carrefour devront être compréhensibles et accompagnés des explications nécessaires pour faciliter leur interprétation.
Un des directeurs de Carrefour ou une personne désignée accordera à l’intéressé un délai raisonnable pour vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels et signaler tout désaccord. S’il s’avère impossible d’effectuer les changements demandés, une mention de désaccord sera portée au dossier.
Un des directeurs de Carrefour fournira sur demande un rapport sur l’usage et la communication des renseignements personnels. Carrefour fournira une liste des organismes à qui les renseignements auraient pu être communiqués, à défaut de pouvoir fournir une liste des organismes à qui il les a effectivement transmis.
Tout membre du personnel de Carrefour peut faire une demande d’accès à son dossier d’employé en communiquant avec son superviseur ou directeur.
Exceptions au principe de l’accès
Dans certaines circonstances permises par la loi, Carrefour peut refuser à un particulier d’accéder à ses renseignements personnels en tout ou en partie, y compris dans les cas suivants :
- La communication révélerait des renseignements personnels se rapportant à un tiers;
- Il existe des motifs raisonnables de croire que la communication risquerait de mettre en danger la vie ou la sécurité d’une autre personne;
- Les renseignements ont été recueillis à des fins d’enquête sur la violation d’un accord ou la contravention d’une loi, ou pour tout autre raison permise par la loi.
Dans les cas où Carrefour ne sera pas en mesure d’autoriser l’accès d’un particulier à ses renseignements personnels, un de ses directeurs fournira par écrit les raisons qui motivent ce refus.
10e principe : La possibilité de porter plainte
Toute personne peut déposer une plainte invoquant le non-respect des principes énoncés dans la présente politique.
Les employés et les bénévoles de Carrefour transmettront sans délai toute demande, préoccupation ou plainte concernant la gestion des renseignements personnels au chef de service du programme concerné. Dans la plupart des cas, celui-ci réglera la plainte en communiquant verbalement avec le plaignant.
Si le problème n’est pas résolu à la satisfaction du plaignant, celui-ci pourra communiquer avec l’agent de protection de la vie privée. On lui demandera de fournir par écrit les renseignements suivants :
- Le nom, l’adresse ou le numéro de télécopieur où il préfère être joint;
- La nature de la plainte, les détails pertinents, les mesures souhaitées;
- Le nom de l’employé de Carrefour International avec qui le problème a déjà été soulevé.
L’agent de protection de la vie privée fera parvenir sans délai toute plainte invoquant le non-respect de la politique à l’attention du chef de service concerné. De concert avec ce dernier, il procédera à une enquête pour établir le bien-fondé de la plainte. Si la plainte s’avère justifiée, Carrefour prendra les mesures qui s’imposent pour la régler.
Pour toute question d’ordre général concernant les pratiques de gestion de l’information à Carrefour canadien international, communiquer avec l’agent de protection de la vie privée, Carrefour International, 49 rue Bathurst, bureau 201, Toronto (Ontario), ON M5V 2P2.
L’agent de protection de la vie privée déposera un rapport annuel au conseil d’administration concernant le respect de la politique et toutes les plaintes reçues à cet égard.
Mise à jour de la politique
Sur une base régulière, Carrefour révisera ses politiques et ses procédures pour se conformer à l’évolution des lois et des attentes du public.
Ressources
Pour tout autre renseignement sur l’engagement de Carrefour à l’égard de la protection des renseignements personnels, communiquer avec l’agent de protection de la vie privée. Le site du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada renferme aussi de nombreux renseignements utiles : https://www.priv.gc.ca/fr/
